अगर आपने किसी सरकारी योजना, छात्रवृत्ति, सहायता या किसी दूसरी सुविधा के लिए अपना आवेदन जमा किया है, तो आवेदन करने के बाद आपके मन में सबसे पहला सवाल यही आता है कि अब मेरा काम कब तक होगा। आवेदन जमा करने के बाद कई दिन तक कोई खबर नहीं मिलती तो चिंता और बढ़ जाती है। आदमी बार-बार वही पन्ना खोलकर देखता है, कभी आवेदन की स्थिति देखता है, कभी अपने कागज दोबारा जांचता है और कभी सोचता है कि शायद कहीं कोई गलती तो नहीं हो गई। सबसे ज्यादा परेशानी तब होती है जब किसी को यह भी पता नहीं होता कि उसका आवेदन देखने वाले विभाग के पास उसे कितने दिन में आगे बढ़ाने की जिम्मेदारी है।
इसी परेशानी को कम करने के लिए अब कई जगह Citizen Charter की जानकारी दी जा रही है। आसान भाषा में कहें तो इसमें यह बताया जाता है कि किसी काम को करने में संबंधित विभाग को कितना समय लगना चाहिए। यानी आवेदन देने के बाद आपको केवल इंतजार करते रहने की जरूरत नहीं होनी चाहिए। आपको यह जानने का रास्ता मिलना चाहिए कि आपके काम के लिए कितने दिनों की समय सीमा बताई गई है और उस समय के भीतर आपके आवेदन पर क्या होना चाहिए।
अगर आप महाराष्ट्र के संबंधित सरकारी आवेदन वाले पन्ने पर यह जानकारी देख रहे हैं, तो Citizen Charter का मतलब समझना आपके लिए काफी काम का हो सकता है। क्योंकि आम आदमी को अक्सर यह पता ही नहीं होता कि आवेदन कितने दिन तक पड़ा रह सकता है। उसे लगता है कि सरकारी काम है, जब होगा तब होगा। लेकिन जब किसी काम के लिए तय समय बताया गया हो तो कम से कम आवेदक को यह पता रहता है कि उसे कब तक इंतजार करना है और कब विभाग से जानकारी मांगना उचित हो सकता है।
यहां एक बात पहले ही साफ कर देना जरूरी है। किसी काम के लिए समय सीमा लिखी होने का मतलब यह नहीं कि हर आवेदन हर हालत में उसी दिन मंजूर हो जाएगा। आवेदन में कमी हो सकती है, कोई कागज अधूरा हो सकता है, जांच बाकी हो सकती है या किसी दूसरे स्तर से जानकारी आना बाकी हो सकती है। इसलिए समय सीमा को समझते समय यह देखना जरूरी है कि वह समय किस काम के लिए बताया गया है और उस काम के दौरान आवेदक की तरफ से कुछ करना बाकी है या नहीं।
इस पूरे लेख में हम Citizen Charter और उसकी समय सीमा को बिल्कुल आसान तरीके से समझेंगे। हम यह जानेंगे कि Citizen Charter क्या होता है, इसमें समय सीमा क्यों लिखी जाती है, आवेदन जमा करने के बाद यह समय कैसे गिना जा सकता है, अगर समय पूरा हो जाए और आवेदन पर कोई फैसला न आए तो क्या करना चाहिए, आवेदन को मंजूर या नामंजूर करने की बात का क्या मतलब है, देरी होने पर किससे संपर्क करें, आवेदन की स्थिति देखते समय किन बातों का ध्यान रखें और कौन सी गलतियों से बचना चाहिए।
Citizen Charter आखिर क्या होता है और आम आदमी के लिए इसका क्या मतलब है?
Citizen Charter नाम सुनकर बहुत लोगों को लगता है कि यह कोई अलग तरह का आवेदन या कोई नया कागज है। असल में इसे बहुत आसान तरीके से समझा जा सकता है। यह ऐसी जानकारी होती है जिसमें किसी सरकारी विभाग से जुड़े काम और उन्हें पूरा करने में लगने वाले समय के बारे में बताया जाता है। यानी किसी काम के लिए आपको कितने समय तक इंतजार करना पड़ सकता है, यह पहले से समझने में मदद मिलती है।
मान लीजिए आपने किसी योजना के लिए आवेदन किया। पहले आपको केवल इतना पता था कि आवेदन जमा करना है और उसके बाद विभाग जांच करेगा। लेकिन आपको यह पता नहीं था कि जांच कब तक पूरी होनी चाहिए। ऐसे में अगर दस दिन, बीस दिन या एक महीना निकल जाए तो आप यह तय ही नहीं कर पाएंगे कि अभी इंतजार करना है या विभाग से पूछना है।
Citizen Charter में अगर उस काम की समय सीमा दी गई है तो आपको एक अंदाजा मिल जाता है। उदाहरण के लिए किसी काम के लिए 15 दिन की सीमा बताई गई है तो आप यह समझ सकते हैं कि उस काम पर विभाग को तय समय के भीतर कार्रवाई करनी चाहिए। अगर समय पूरा होने के बाद भी कोई जानकारी नहीं मिली है तो आप अपनी स्थिति के बारे में पूछ सकते हैं।
इसका फायदा केवल आवेदक को नहीं होता। विभाग के लिए भी यह जरूरी है क्योंकि लोगों को पता रहता है कि किस काम के लिए कितने समय का लक्ष्य रखा गया है। इससे काम को लेकर जवाबदेही बढ़ाने में मदद मिल सकती है।
Citizen Charter में समय सीमा क्यों दी जाती है?
जब कोई व्यक्ति सरकारी काम के लिए आवेदन करता है तो उसके लिए इंतजार करना आसान नहीं होता। कई बार उस आवेदन के आधार पर छात्रवृत्ति मिलनी होती है, किसी योजना का लाभ मिलना होता है या कोई जरूरी प्रमाण पत्र अथवा दूसरी सुविधा प्राप्त करनी होती है। अगर समय का कोई अंदाजा ही नहीं हो तो व्यक्ति को बार-बार पूछना पड़ता है।
समय सीमा होने से कम से कम यह साफ रहता है कि संबंधित काम को सामान्य रूप से कितने समय में किया जाना चाहिए। इससे आवेदक को अपने काम की योजना बनाने में मदद मिलती है। अगर समय पूरा होने के बाद भी कोई जवाब नहीं मिलता तो वह यह कह सकता है कि बताए गए समय के भीतर उसके आवेदन पर कार्रवाई नहीं हुई है।
यहां यह समझना जरूरी है कि समय सीमा केवल तारीख गिनने का खेल नहीं है। आपको यह भी देखना चाहिए कि आवेदन पूरा था या नहीं, जरूरी कागज लगाए गए थे या नहीं और विभाग ने कोई कमी बताई थी या नहीं।
अगर विभाग ने आपसे कोई अतिरिक्त जानकारी मांगी और आपने वह जानकारी कई दिनों बाद दी, तो उस समय का असर काम की कुल अवधि पर पड़ सकता है। इसलिए आवेदन जमा करने के बाद आने वाली हर सूचना पर ध्यान देना बहुत जरूरी है।
आवेदन के लिए तय समय सीमा का मतलब क्या है?
तय समय सीमा का सीधा मतलब है कि किसी काम को पूरा करने के लिए विभाग के लिए एक निश्चित अवधि बताई गई है। लेकिन हर काम की अवधि एक जैसी नहीं होती। किसी काम में कम समय लग सकता है और किसी काम में ज्यादा।
उदाहरण के लिए अगर किसी आवेदन की जांच केवल एक जगह करनी है तो उसका समय अलग हो सकता है। लेकिन अगर आवेदन पहले संस्था के पास जाए, फिर किसी दूसरे कार्यालय में जाए और उसके बाद अंतिम मंजूरी के लिए आगे भेजा जाए तो समय अलग हो सकता है।
इसीलिए केवल यह सुनकर कि “समय सीमा तय है” यह मान लेना ठीक नहीं होगा कि पूरे आवेदन की हर कार्रवाई एक ही समय में पूरी हो जाएगी।
आपको यह देखना होगा कि Citizen Charter में किस काम के सामने कितने दिनों की सीमा दी गई है।
यही सबसे जरूरी बात है।
क्या हर आवेदन एक ही समय में मंजूर या नामंजूर हो जाएगा?
नहीं, ऐसा मानना सही नहीं होगा।
अगर किसी विभाग ने किसी काम के लिए समय सीमा तय की है तो उसका मतलब उस काम को तय अवधि में करने की जिम्मेदारी से है। लेकिन हर आवेदन की स्थिति एक जैसी नहीं होती। किसी व्यक्ति के कागज पूरे हो सकते हैं और किसी दूसरे व्यक्ति के कागज में कमी हो सकती है। किसी आवेदन की जांच जल्दी हो सकती है और किसी की जांच में ज्यादा समय लग सकता है।
इसलिए अगर आपके दोस्त का आवेदन पहले पूरा हो गया और आपका अभी बाकी है तो केवल इसी आधार पर यह नहीं कहा जा सकता कि आपके आवेदन में गलती है।
आपको अपने आवेदन की स्थिति देखनी चाहिए।
अगर कोई कमी बताई गई है तो उसे पूरा करना चाहिए।
अगर आवेदन जांच में है तो उसकी स्थिति देखनी चाहिए।
और अगर तय समय बहुत ज्यादा बीत गया है तो विभाग से जानकारी लेनी चाहिए।
आवेदन की समय सीमा कब से गिनी जाती है?
यह सवाल बहुत जरूरी है क्योंकि कई लोग आवेदन जमा करने की तारीख से ही हर प्रकार की समय सीमा गिनना शुरू कर देते हैं। लेकिन हर काम में समय गिनने का तरीका एक जैसा हो, यह जरूरी नहीं है।
किसी काम में आवेदन मिलने की तारीख से समय गिना जा सकता है। किसी जगह जरूरी कागज पूरे मिलने के बाद समय गिना जा सकता है। किसी आवेदन में पहले जांच पूरी होने के बाद अगली अवधि शुरू हो सकती है।
इसलिए अगर आपको Citizen Charter में किसी काम के सामने समय सीमा दिखाई देती है तो यह भी देखना जरूरी है कि उस समय सीमा की शुरुआत किस स्थिति से मानी जाती है।
अगर यह बात साफ नहीं है तो संबंधित विभाग से पूछना सबसे सही रहेगा।
आवेदन जमा करने के बाद क्या-क्या देखना चाहिए?
आवेदन जमा करने के बाद केवल यह देखकर न बैठ जाएं कि आपका आवेदन जमा हो गया है। आपको समय-समय पर उसकी स्थिति भी देखते रहना चाहिए।
सबसे पहले यह देखें कि आवेदन सफलतापूर्वक जमा हुआ है या नहीं।
इसके बाद अगर कोई आवेदन संख्या या पावती संख्या मिली है तो उसे सुरक्षित रखें।
फिर देखें कि आवेदन की जांच किस स्तर पर है।
अगर कोई कमी या सूचना मांगी गई है तो उसे ध्यान से पढ़ें।
अगर समय सीमा के अंदर आवेदन की जांच चल रही है तो थोड़ा इंतजार करें।
लेकिन अगर बहुत समय बीत गया है और कोई बदलाव नहीं है तो विभाग से संपर्क करने की जरूरत पड़ सकती है।
यही तरीका आपको बिना वजह परेशान होने से बचा सकता है।
आवेदन मंजूर होने का क्या मतलब है?
जब आवेदन मंजूर होता है तो सामान्य रूप से इसका मतलब यह होता है कि उस काम के लिए आपका आवेदन स्वीकार कर लिया गया है। लेकिन मंजूरी के बाद भी कुछ दूसरे काम बाकी हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए किसी योजना में आवेदन मंजूर होने के बाद सहायता की रकम अलग प्रक्रिया से भेजी जा सकती है। किसी जगह मंजूरी के बाद कोई पत्र या प्रमाण पत्र जारी किया जा सकता है। इसलिए “मंजूर” दिखाई देने के बाद भी अगर अंतिम लाभ तुरंत नहीं मिला तो यह जरूरी नहीं कि कोई गड़बड़ी है।
आपको आगे की स्थिति भी देखनी चाहिए।
अगर भुगतान से जुड़ी कोई अलग जानकारी दी गई है तो उसे भी देखना चाहिए।
आवेदन नामंजूर होने का क्या मतलब है?
नामंजूर का मतलब है कि संबंधित विभाग ने आवेदन को स्वीकार नहीं किया।
लेकिन यहां सबसे जरूरी चीज कारण है।
अगर आवेदन नामंजूर हुआ है तो देखें कि क्या उसके साथ कोई कारण लिखा गया है। कई बार आवेदन में दी गई जानकारी, जरूरी कागज, पात्रता या दूसरी वजहों से आवेदन स्वीकार नहीं किया जाता।
अगर कारण समझ नहीं आ रहा है तो संबंधित विभाग से पूछें।
सिर्फ यह देखकर कि आवेदन नामंजूर हो गया है, तुरंत दोबारा आवेदन करने की जरूरत नहीं है। पहले यह पता करें कि नामंजूरी क्यों हुई और क्या उसके खिलाफ दोबारा जांच या शिकायत का कोई रास्ता दिया गया है।
अगर तय समय निकल गया और आवेदन पर कोई फैसला नहीं आया तो क्या करें?
यहीं पर Citizen Charter की जानकारी सबसे ज्यादा काम आती है।
मान लीजिए किसी काम के लिए तय समय दिया गया था और वह समय निकल चुका है। फिर भी आपके आवेदन की स्थिति में कोई बदलाव नहीं है। ऐसी स्थिति में सबसे पहले अपने आवेदन की वर्तमान स्थिति जांचें।
देखें कि कहीं कोई कागज या जानकारी मांगी तो नहीं गई।
यह भी देखें कि आपका आवेदन किसी जगह रुका हुआ तो नहीं है।
अगर आपकी तरफ से सब कुछ पूरा है और फिर भी समय सीमा निकल चुकी है, तो संबंधित विभाग से संपर्क करके आवेदन की स्थिति पूछी जा सकती है।
बात करते समय केवल “मेरा काम क्यों नहीं हुआ?” कहने के बजाय आवेदन संख्या, जमा करने की तारीख और जिस काम के लिए आवेदन किया था उसकी जानकारी दें। इससे सामने वाले व्यक्ति को आपका मामला समझने में आसानी होगी।
समय सीमा पूरी होने के बाद शिकायत करनी चाहिए या थोड़ा इंतजार?
इसका जवाब हर मामले में एक जैसा नहीं हो सकता।
अगर समय सीमा अभी-अभी पूरी हुई है और आवेदन की स्थिति सामान्य रूप से आगे बढ़ रही है तो थोड़ा इंतजार करना ठीक हो सकता है।
लेकिन अगर काफी समय निकल चुका है, कोई जानकारी नहीं मिल रही और आवेदन वहीं पड़ा है तो संपर्क करना बेहतर है।
यहां आपको अपनी स्थिति समझनी होगी।
अगर छात्रवृत्ति या किसी जरूरी सहायता का मामला है और उससे आगे की पढ़ाई या खर्च जुड़ा हुआ है, तो बहुत लंबे समय तक बिना पूछे इंतजार करना सही नहीं होगा।
लेकिन हर दिन शिकायत करना भी सही तरीका नहीं है।
पहले समय सीमा देखें।
फिर आवेदन की स्थिति देखें।
फिर जरूरत हो तो सही जगह संपर्क करें।
क्या समय सीमा खत्म होते ही आवेदन अपने आप मंजूर माना जाएगा?
ऐसा मान लेना सही नहीं है।
अगर किसी काम के लिए तय समय सीमा दी गई है तो इसका यह मतलब नहीं कि समय निकलते ही आवेदन अपने आप मंजूर हो गया।
आवेदन को संबंधित विभाग की तरफ से जांच और निर्णय की जरूरत हो सकती है।
इसलिए अगर समय सीमा निकल गई है और आवेदन पर कोई फैसला नहीं आया तो इसे “अपने आप मंजूर” न मानें।
इसके बजाय विभाग से अपनी स्थिति पूछें और आगे की शिकायत या जानकारी लेने का तरीका अपनाएं।
क्या समय सीमा खत्म होते ही आवेदन नामंजूर माना जाएगा?
नहीं।
समय सीमा निकल जाने का मतलब यह भी नहीं है कि आवेदन अपने आप नामंजूर हो गया।
अगर आवेदन की स्थिति अभी भी जांच में है तो वह उसी स्थिति में रह सकता है जब तक संबंधित विभाग कोई फैसला नहीं करता।
इसलिए मंजूरी और नामंजूरी दोनों के लिए वास्तविक स्थिति देखना जरूरी है।
सिर्फ समय बीत जाने से किसी आवेदन का परिणाम खुद तय नहीं हो जाता।
अगर विभाग ने कागज की कमी बताई तो समय सीमा का क्या होगा?
मान लीजिए आपने आवेदन किया लेकिन एक जरूरी कागज नहीं लगाया। विभाग ने आपको बताया कि वह कागज जमा करना जरूरी है। अब आपको वह कागज जल्दी से जल्दी देना चाहिए।
अगर आप कई दिनों तक वह कागज जमा ही नहीं करते तो आवेदन की आगे की कार्रवाई रुकी रह सकती है।
इसीलिए आवेदन जमा करने के बाद मिलने वाले संदेश, सूचना या टिप्पणी को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए।
कई बार आवेदक सोचता है कि “मैंने तो फॉर्म भर दिया है, अब विभाग का काम है।” लेकिन अगर विभाग ने कोई जरूरी जानकारी मांगी है तो उसे देना आवेदक की जिम्मेदारी भी बनती है।
अगर आवेदन में कोई गलती हो गई हो तो क्या करें?
अगर आवेदन जमा करने के बाद आपको पता चलता है कि नाम, खाता संख्या, कागज या किसी दूसरी जानकारी में गलती है तो पहले यह देखें कि सुधार का विकल्प दिया गया है या नहीं।
अगर सुधार की सुविधा है तो सही जानकारी डालें।
अगर सुधार की सुविधा नहीं है तो खुद से बार-बार नया आवेदन करने के बजाय संबंधित विभाग से पूछें।
गलत जानकारी छिपाकर आगे बढ़ाने से बाद में ज्यादा परेशानी हो सकती है।
इसलिए शुरुआत में ही जानकारी सही भरना सबसे अच्छा है।
क्या Citizen Charter की समय सीमा विद्यार्थी के लिए उपयोगी है?
हां, खासकर विद्यार्थियों के लिए यह जानकारी काफी काम की हो सकती है।
छात्रवृत्ति के आवेदन में विद्यार्थी अक्सर यह नहीं जानता कि उसका आवेदन कितने समय तक जांच में रह सकता है। वह कॉलेज से पूछता है तो उसे कहा जाता है कि आगे भेज दिया गया है। फिर वह इंतजार करता रहता है।
अगर उसे यह पता हो कि अलग-अलग काम के लिए कितनी समय सीमा बताई गई है तो वह अपने आवेदन को बेहतर तरीके से देख सकता है।
उदाहरण के लिए अगर आवेदन अभी तय अवधि के अंदर है तो वह बेवजह परेशान नहीं होगा।
अगर समय सीमा काफी पहले खत्म हो चुकी है तो वह सही जगह संपर्क कर सकता है।
इससे उसे अपने आवेदन की स्थिति समझने में मदद मिलती है।
क्या Citizen Charter से विभाग की जवाबदेही बढ़ती है?
मेरी समझ से इसका एक बड़ा फायदा यही है।
जब किसी काम के लिए समय सीमा साफ बताई जाती है तो आम आदमी को पता रहता है कि उस काम के लिए कितने समय का इंतजार करना है। इससे “कब होगा?” वाला सवाल थोड़ा साफ हो जाता है।
हालांकि केवल समय सीमा लिख देना ही पर्याप्त नहीं है। लोगों को यह भी पता होना चाहिए कि समय निकलने के बाद किससे संपर्क करना है, शिकायत कहां करनी है और आवेदन की स्थिति कैसे देखनी है।
अगर ये तीनों चीजें साफ हों तो Citizen Charter ज्यादा उपयोगी बनता है।
Personal Opinion: मेरी नजर में Citizen Charter की सबसे बड़ी जरूरत क्या है?
मेरी व्यक्तिगत राय में Citizen Charter जैसी जानकारी आम लोगों के लिए इसलिए जरूरी है क्योंकि सरकारी काम में सबसे ज्यादा परेशानी कई बार काम की जटिलता से नहीं बल्कि इंतजार की अनिश्चितता से होती है। अगर कोई व्यक्ति जानता ही नहीं कि उसका आवेदन कितने दिन में देखा जाना चाहिए, तो वह हर दिन परेशान रहेगा। उसे लगेगा कि शायद उसका आवेदन कहीं दब गया है या शायद किसी ने देखा ही नहीं।
अगर समय सीमा साफ लिखी हो तो कम से कम व्यक्ति को एक आधार मिल जाता है। वह समझ सकता है कि अभी इंतजार करना सामान्य है या अब जानकारी मांगने का समय आ गया है।
मेरे हिसाब से इसका फायदा तब और ज्यादा होगा जब समय सीमा के साथ आवेदन की स्थिति भी साफ दिखाई जाए। उदाहरण के लिए अगर किसी आवेदन की जांच चल रही है और साथ में यह भी बताया जाए कि अभी कितने दिन हुए हैं, किस स्तर पर मामला है और आगे क्या होना है, तो आम आदमी के लिए पूरी बात बहुत आसान हो जाएगी।
लेकिन मैं यह भी मानता हूं कि केवल समय सीमा देखकर यह उम्मीद नहीं करनी चाहिए कि हर आवेदन बिल्कुल उसी दिन पूरा हो जाएगा। असल जिंदगी में कागज की जांच, जानकारी की कमी, अलग-अलग स्तर पर होने वाला काम और दूसरी वजहें भी होती हैं। इसलिए समय सीमा को अधिकार समझने से पहले यह देखना जरूरी है कि उस काम की शर्तें क्या हैं।
मेरी सलाह यही होगी कि आवेदन जमा करने के बाद उसकी पावती और आवेदन संख्या संभालकर रखें। समय सीमा लिखी हो तो उसकी तारीख अपने पास नोट कर लें। बीच में आवेदन की स्थिति देखते रहें। अगर विभाग ने कोई कमी बताई है तो उसे जल्दी पूरा करें। और अगर तय समय काफी पहले निकल चुका है तो चुपचाप महीनों इंतजार करने के बजाय सही जगह अपनी बात रखें।
यही तरीका सबसे आसान और समझदारी वाला है।
आवेदन की तय समय सीमा को समझने का आसान तरीका
मान लीजिए आपने 1 तारीख को आवेदन किया।
अब सबसे पहले यह देखें कि Citizen Charter में आपके काम के सामने कितने दिन की सीमा दी गई है।
फिर यह समझें कि वह समय आवेदन जमा होने से गिना जाएगा या किसी दूसरी स्थिति से।
इसके बाद अपनी आवेदन स्थिति देखते रहें।
अगर विभाग ने कागज मांगा तो उसे जमा करें।
अगर आवेदन आगे बढ़ रहा है तो सामान्य रूप से इंतजार करें।
अगर तय समय बीत गया और कोई फैसला नहीं आया तो संबंधित विभाग से पूछें।
इस पूरी बात को बहुत मुश्किल बनाने की जरूरत नहीं है।
आपको केवल चार चीजें याद रखनी हैं:
आवेदन कब दिया।
किस काम के लिए दिया।
कितने समय की सीमा बताई गई है।
अभी आवेदन की स्थिति क्या है।
इन चार चीजों से आपको अपनी स्थिति समझने में काफी मदद मिलेगी।
आवेदन की स्थिति देखते समय किन बातों का ध्यान रखें?
आवेदन की स्थिति देखते समय सबसे पहले यह देखें कि वह जमा हुआ है या नहीं।
दूसरी बात देखें कि जांच शुरू हुई है या नहीं।
तीसरी बात देखें कि कोई कागज या जानकारी मांगी गई है या नहीं।
चौथी बात देखें कि आवेदन आगे भेजा गया है या अभी वहीं है।
पांचवीं बात देखें कि तय समय सीमा पूरी हुई है या नहीं।
अगर ये बातें साफ हैं तो आपको बेवजह परेशान होने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
समय सीमा के दौरान आवेदक को क्या करना चाहिए?
सबसे पहले अपने कागज और दी गई जानकारी को दोबारा जांच लें।
अगर कोई संदेश आया है तो उसे पढ़ें।
अगर कोई कागज मांगा गया है तो उसे समय पर दें।
अगर आवेदन की स्थिति बदलती है तो उसे नोट कर सकते हैं।
अगर कोई जरूरी तारीख है तो उसे लिखकर रखें।
और सबसे जरूरी बात यह है कि आवेदन जमा करने के बाद पूरी तरह बेफिक्र होकर न बैठें। आवेदन की स्थिति पर नजर रखना भी जरूरी है।
समय सीमा निकलने के बाद क्या-क्या जानकारी साथ रखनी चाहिए?
अगर आपको विभाग से संपर्क करना है तो खाली हाथ बात करने से अच्छा है कि पूरी जानकारी साथ रखें।
अपने आवेदन की संख्या रखें।
आवेदन जमा करने की तारीख रखें।
जिस योजना या सुविधा के लिए आवेदन किया था उसका नाम रखें।
अगर कोई पावती मिली है तो उसे रखें।
अगर आवेदन की स्थिति का कोई चित्र सुरक्षित किया है तो उसे भी रखें।
अगर विभाग ने कोई संदेश भेजा था तो वह भी संभालकर रखें।
इससे आपकी बात ज्यादा साफ तरीके से सामने रखी जा सकती है।
आम गलतियां जो लोगों को नहीं करनी चाहिए
सबसे पहली गलती है कि लोग आवेदन जमा करने के बाद उसकी संख्या संभालकर नहीं रखते। बाद में जब कोई समस्या आती है तो उन्हें अपना आवेदन ढूंढने में परेशानी होती है।
दूसरी गलती है कि लोग समय सीमा जाने बिना बस इंतजार करते रहते हैं।
तीसरी गलती है कि समय सीमा खत्म होते ही आवेदन अपने आप मंजूर मान लेते हैं।
चौथी गलती है कि नामंजूरी और देरी को एक ही बात समझ लेते हैं।
पांचवीं गलती है कि विभाग ने कोई कागज मांगा हो और उसे समय पर जमा नहीं करते।
छठी गलती है कि किसी दूसरे व्यक्ति के कहने पर बिना जांच किए नया आवेदन भर देते हैं।
सातवीं गलती है कि अपनी निजी जानकारी किसी अनजान व्यक्ति को दे देते हैं।
आठवीं गलती है कि आवेदन की स्थिति देखकर तुरंत घबरा जाते हैं।
नौवीं गलती है कि सही विभाग से पूछने के बजाय हर जगह अलग-अलग शिकायत करने लगते हैं।
दसवीं गलती है कि समय सीमा निकलने के बाद भी कई महीनों तक बिना जानकारी लिए बैठे रहते हैं।
दस से ज्यादा जरूरी सवाल और उनके आसान जवाब
1. Citizen Charter क्या होता है?
Citizen Charter में आम लोगों के लिए सरकारी काम से जुड़ी जरूरी जानकारी दी जाती है। इसमें यह भी बताया जा सकता है कि किसी काम को पूरा करने में कितना समय लगना चाहिए। इससे आवेदक को अपने काम की स्थिति समझने में मदद मिलती है।
2. Citizen Charter में समय सीमा क्यों दी जाती है?
समय सीमा इसलिए उपयोगी है क्योंकि इससे आवेदक को पता चलता है कि उसके काम के लिए कितना इंतजार सामान्य माना जा सकता है। अगर वह समय निकल जाए और कोई फैसला न आए तो वह संबंधित विभाग से जानकारी ले सकता है।
3. क्या समय सीमा खत्म होते ही आवेदन मंजूर हो जाता है?
नहीं। समय सीमा खत्म होने का मतलब अपने आप मंजूरी नहीं है। संबंधित विभाग को आवेदन पर वास्तविक निर्णय लेना होता है।
4. क्या समय सीमा खत्म होने पर आवेदन नामंजूर माना जाएगा?
नहीं। केवल समय निकल जाने से आवेदन अपने आप नामंजूर नहीं माना जाता। आवेदन की वास्तविक स्थिति देखनी होती है।
5. अगर तय समय निकल गया है तो क्या करें?
सबसे पहले आवेदन की स्थिति देखें। अगर कोई कमी नहीं है और समय काफी निकल चुका है तो संबंधित विभाग से संपर्क करके आवेदन की स्थिति पूछें।
6. क्या आवेदन की पावती संभालकर रखनी चाहिए?
हां। पावती या आवेदन संख्या आगे बहुत काम आ सकती है। इससे विभाग आपके आवेदन को आसानी से ढूंढ सकता है।
7. अगर विभाग ने कोई कागज मांगा है तो क्या करें?
उसे जितनी जल्दी हो सके जमा करें। जब तक जरूरी जानकारी पूरी नहीं होगी, आवेदन की आगे की कार्रवाई रुक सकती है।
8. क्या हर विभाग की समय सीमा एक जैसी होती है?
नहीं। अलग-अलग काम के लिए अलग समय सीमा हो सकती है। इसलिए अपने काम के सामने दी गई समय सीमा देखना जरूरी है।
9. क्या समय सीमा आवेदन जमा करने के दिन से ही शुरू होती है?
हर काम में ऐसा हो, यह जरूरी नहीं। यह संबंधित काम के नियम पर निर्भर कर सकता है। इसलिए समय सीमा कैसे गिनी जाती है, यह भी देखना चाहिए।
10. अगर आवेदन बहुत दिनों से एक ही जगह है तो क्या करें?
पहले देखें कि कोई कमी या सूचना तो नहीं मांगी गई। अगर सब कुछ पूरा है और तय समय भी निकल गया है तो संबंधित विभाग से संपर्क करें।
11. क्या आवेदन की स्थिति रोज देखनी चाहिए?
रोज कई बार देखने की जरूरत नहीं है। जरूरत के अनुसार समय-समय पर जांच करना काफी है। अगर कोई जरूरी तारीख नजदीक है तो थोड़ा ज्यादा ध्यान रखना ठीक है।
12. क्या Citizen Charter केवल सरकारी कर्मचारियों के लिए है?
नहीं। इसका उद्देश्य आम लोगों को भी यह समझने में मदद करना है कि किसी सरकारी काम में क्या सुविधा दी जा रही है और कितना समय लग सकता है।
13. क्या Citizen Charter में शिकायत करने की जानकारी भी हो सकती है?
कई जगह ऐसी जानकारी दी जा सकती है। अगर समय सीमा के बाद काम नहीं हुआ है तो संबंधित शिकायत व्यवस्था की जानकारी उपयोगी हो सकती है।
14. अगर आवेदन मंजूर हो गया लेकिन लाभ नहीं मिला तो क्या करें?
मंजूरी के बाद भी कुछ आगे की कार्रवाई हो सकती है। आवेदन की अगली स्थिति देखें और अगर भुगतान या लाभ जारी होने की अलग जानकारी है तो उसे जांचें। जरूरत होने पर संबंधित विभाग से संपर्क करें।
15. अगर आवेदन नामंजूर हो गया तो क्या करें?
नामंजूरी का कारण देखें। अगर कोई सुधार, दोबारा जांच या शिकायत का रास्ता दिया गया है तो उसी के अनुसार आगे बढ़ें।
16. क्या Citizen Charter की समय सीमा बहुत जरूरी है?
हां, खासकर तब जब किसी व्यक्ति को यह पता नहीं हो कि उसे कितने समय तक इंतजार करना चाहिए। इससे आवेदन की स्थिति को समझना आसान होता है।
17. क्या समय सीमा निकलने के बाद तुरंत शिकायत करनी चाहिए?
अगर समय अभी-अभी पूरा हुआ है तो परिस्थिति देखकर थोड़ा इंतजार किया जा सकता है। लेकिन अगर काफी समय निकल चुका है तो संबंधित विभाग से जानकारी लेना सही रहेगा।
18. क्या आवेदन की स्थिति और Citizen Charter की समय सीमा एक ही चीज है?
नहीं। आवेदन की स्थिति बताती है कि आपका आवेदन अभी कहां है, जबकि Citizen Charter में किसी काम को पूरा करने के लिए बताई गई समय सीमा की जानकारी मिल सकती है। दोनों को साथ देखकर स्थिति को ज्यादा आसानी से समझा जा सकता है।
मेरी तरफ से सबसे जरूरी सलाह
अगर आपने किसी सरकारी योजना या सुविधा के लिए आवेदन किया है तो केवल आवेदन जमा करके भूल मत जाइए। आवेदन संख्या संभालकर रखें, पावती सुरक्षित रखें और समय सीमा की जानकारी जरूर देखें। अगर आवेदन की स्थिति देखने की सुविधा है तो समय-समय पर उसे जांचते रहें।
अगर सब कुछ सही है और आवेदन तय समय के अंदर है तो बेवजह परेशान होने की जरूरत नहीं है। लेकिन अगर समय सीमा निकल चुकी है, कोई जवाब नहीं मिल रहा और आवेदन में भी कोई कमी नहीं बताई गई है, तो संबंधित विभाग से जानकारी लेना आपका सही अगला कदम हो सकता है।
सबसे जरूरी बात यह है कि समय सीमा को समझें, लेकिन उसे बिना पूरी जानकारी के मंजूरी की गारंटी न समझें। आवेदन की वास्तविक स्थिति, मांगे गए कागज और विभाग की बताई हुई जानकारी को साथ देखकर ही सही फैसला लें।
आम आदमी के लिए Citizen Charter की सबसे बड़ी उपयोगिता यही है कि उसे अपने काम के लिए केवल अनिश्चित इंतजार न करना पड़े। उसे कम से कम यह पता हो कि काम किस तरह आगे बढ़ना चाहिए, कितने समय की सीमा बताई गई है और जरूरत पड़ने पर जानकारी कहां से लेनी है।
यही जानकारी अगर हर आवेदक शुरू से समझ ले तो आवेदन करने के बाद होने वाली बहुत सी परेशानी कम हो सकती है।